Proje Yönetimine Uygun İş Programı İçeriği ve Hazırlama Yöntemi

İnşaat projeleri doğası gereği birçok disiplinin aynı anda çalışmasını gerektirir. Proje boyutu ve karmaşıklık düzeyine göre artan veya azalan birimlerin bir arada organize edilmesi, proje yönetimi yazılımları eşliğinde doğru hazırlanmış iş programları ile mümkündür. İş programları, birimler için yapılacak olan aktivitelerin sıralamalarını, sürelerini, gerekli olan malzeme, işgücü, makina/ekipman kaynaklarını, proje için uyarı ve takip niteliğinde kilometre taşlarını içerir. Uygulama süreci ile birlikte, projenin fiziksel, süresel, bütçesel ilerlemeleri iş programları ile takip edilir. İş programları hedeflenen sürelerde sapma oluşturacak kritik aktiviteleri tanımlayarak gerekli önlemleri alabilmemize, aşırı kaynak yüklemeleri ile uyarı vererek kaynak dengelemesi yapabilmemize, dönemsel nakit akışları ile hakkediş hesapları yapabilmemize ve proje için oluşabilecek riskleri görmemize olanak verir. Ancak iş programı yazılımları tüm bunları tek başına yapamaz. İstenen verimi elde edebilmek, tüm sürecin proje yönetimi mantığı ile yürütmesine bağlıdır.

 

Yazılım kullanabiliyor olmak önemlidir ancak iş programlarını, organizasyonları yönetebilecek seviyede oluşturabilmek ve yönetim beklentilerini karşılayabilecek şekilde raporlayabilmek uzmanlık gerektirir.

PMI(Project Management Institute) standartlarına göre iş programı, proje yöneticisinin koordinasyonunda, birim yetkililerinin oluşturduğu yönetim ekibi ile birlikte hazırlanmış olan stratejik proje yönetim planlarına uygun olarak yapılır. Proje kapsamı incelenir ve iş kırılım yapısı oluşturulur farklı bir anlamla projedeki tüm iş paketleri belirlenir. Her iş paketi kendi birimi tarafından yönetilebilecek en küçük aktivitelere ayrıştırılarak projenin tüm aktiviteleri tanımlanır. Projenin boyutu ve karmaşıklık düzeyine bağlı olarak sayıları on binleri bulan aktivitelerinin sıralanması ve bağlantılarının yapılması, iş programı oluşturmadaki en kritik süreçtir, çakışmalar kaçınılmazdır ve proje yöneticisi bir anlamda orkestra şefi rolündedir. Projenin yapım aşamalarını oluşturan iş akış diyagramlarına uygun olarak aktiviteler arası sıralamalar ve bağlantılar yapılır. Keşifler ve uygulama detayları göz önüne alınarak, örneksel, parametrik, üç nokta ve aşağıdan yukarıya tahminleme gibi teknikler ile aktivite süreleri belirlenir. İlgili kaynak yüklemeleri yapılır. Kaynaklar maliyetlendirilir. Süre ve kaynak optimizasyonu tamamlandıktan sonra yönetim onayı ile temel iş programı hazır hale gelir.

 

İş programlarının proje boyunca revizyona uğraması kaçınılmazdır ancak temel yapısı itibari ile iş programları, projenin her aşamasında tüm birimleri ile konuşabiliyor nitelikte olmalıdır.

 

Projeyi yönetebilecek olan iş programları, proje aktiviteleri ile birlikte gerekli ihale-satın alma, malzeme, makine tedarik programları, alt yüklenici sözleşme ve uyarı tarihleri, tasarım birimleri proje teslim tarihleri vb. kilometre taşları ile de proje paydaşlarını disipline etmelidir.

 

Yönetim için gerekli olan bilgiyi sağlayan raporlama süreci, profesyonel proje yönetimi temelli uzmanlık ile yürütülmelidir. İş programlarının ilerleyişi ile alınan bu raporlar, doğru yorumlamalar ile süre ve maliyet kontrollerinde proaktif aksiyonlar alınarak projelerin planlanan hedefler doğrultusunda başarılı bir biçimde tamamlanma oranını yüksek ölçüde arttıracaktır.